Cara yang benar memberi password pada PDF sebelum dikirim lewat email

Dua kata sandi dengan dua tugas yang berbeda

PDF bisa membawa kata sandi pengguna dan kata sandi pemilik, dan keduanya melindungi hal yang berbeda. Kata sandi pengguna membuka dokumen. Tanpanya tidak ada yang bisa dibaca sama sekali, karena seluruh aliran konten dienkripsi, dan teks halaman, font, serta gambar tersimpan di disk sebagai teks sandi (ciphertext). Kata sandi pemilik hanya mengatur izin: mencetak, menyalin, mengedit, dan memberi komentar. File bisa punya salah satunya tanpa yang lain. Itulah sebabnya ada PDF yang langsung terbuka di aplikasi pembaca mana pun tetapi menolak dicetak, atau terbuka tanpa hambatan tetapi tidak mengizinkan satu paragraf pun disalin ke email.

Perbedaan ini paling penting tepat pada saat Anda memasang kata sandi, karena pilihan itulah yang menentukan apa yang Anda janjikan. Bila tujuannya mencegah satu lampiran tertentu dibaca oleh siapa pun yang kelak menerima terusannya, yang bekerja di Kunci PDF adalah kata sandi pengguna. Bila tujuannya memberi tahu rekan kerja “tolong jangan diedit” sambil tetap membiarkan siapa pun membuka dan melihat isinya, kata sandi pemilik dengan izin terbatas adalah alat yang tepat, dan juga lebih ringan.

Mana yang sungguh melindungi, mana yang hanya permintaan sopan

Perlindungan kata sandi PDF modern mengenkripsi seluruh dokumen dengan AES-256 revisi 6, opsi terkuat yang didefinisikan PDF 2.0. Semua aplikasi pembaca utama, termasuk Acrobat, Preview, Chrome, Edge, serta pembaca bawaan Android dan iOS, menolak menampilkan satu baris pun tanpa kata sandi yang benar. Begitu juga skrip atau library apa pun yang mencoba mengurai file. Itulah perlindungan yang nyata. Tidak ada pintu belakang, dan tidak ada yang bisa membaca isinya tanpa kata sandi.

Bit izin adalah janji yang lain jenisnya. Bit ini disimpan di samping kata sandi dan dihormati oleh aplikasi pembaca yang patuh, yang menonaktifkan perintah cetak atau salin bila diminta. Namun, izin ditegakkan oleh itikad baik aplikasi pembaca, bukan oleh matematika, jadi orang yang tahu kata sandi pembuka dan punya perangkat lunak yang tepat bisa mengakalinya. Anggap izin sebagai pernyataan maksud yang jelas dan profesional kepada rekan kerja, bukan sebagai penghalang bagi orang yang bertekad menembusnya.

Sebelum mengirim, periksa apa yang Anda lindungi

Kata sandi hanya berguna sejauh ancaman yang memang ingin dicegahnya. Dokumen yang dienkripsi dengan kata sandi pembuka tidak bisa dibaca oleh siapa pun yang menerima terusannya, tidak juga bila file itu hilang di tengah jalan atau tertinggal di kotak masuk bersama lebih lama dari seharusnya. Itu sudah mencakup sebagian besar kekhawatiran orang saat mengirim kontrak atau slip gaji lewat email. Namun, kata sandi tidak berbuat apa pun terhadap metadata yang tersimpan di file yang sama. Nama penulis, perangkat lunak yang membuat file, dan tanggal pembuatan semuanya ikut terbawa, terenkripsi tetapi utuh, dan bisa dibaca begitu file dibuka dengan kata sandi yang benar. Bila justru metadata itu sendiri yang sensitif, itu tugas terpisah untuk Hapus metadata PDF, dan harus dikerjakan sebelum kata sandi dipasang.

Apa yang terjadi bila kata sandi terlupa

AES-256 tidak punya pintu belakang maupun kode pemulihan, dan itu memang soal prinsip. Tidak ada layanan, termasuk layanan kami, yang akan membobol kata sandi sungguhan untuk Anda, karena alat yang dibuat untuk memulihkan kata sandi yang terlupa sama saja dengan alat yang dibuat untuk membuka dokumen milik orang lain. Jawaban praktisnya: catat kata sandi di tempat yang awet tepat pada saat Anda memasangnya, sebaiknya di pengelola kata sandi, bukan di kertas tempel. Simpan juga salinan file asli yang tidak terenkripsi di tempat yang aman sampai file terenkripsi itu selesai menjalankan tugasnya. Bila keduanya sudah hilang, dokumennya pun ikut hilang.

Menghapus kata sandi lagi dengan cara yang benar

Dokumen yang sudah bisa Anda buka, karena Anda memegang kata sandinya, bisa dilepas lagi enkripsinya secara bersih dan menyeluruh dengan Buka kunci PDF. Jumlah halaman, urutan halaman, lapisan teks, bookmark, tautan, dan kolom formulir semuanya tetap utuh dan tidak tersentuh, karena yang ditulis ulang hanya lapisan enkripsinya. Cara ini hanya berhasil bila Anda sendiri yang mengetik kata sandinya. Alat ini sengaja tidak menebak dan tidak mencoba semua kemungkinan (brute force). Tiga kali salah berturut-turut membuat formulir berhenti selama setengah menit, supaya formulir itu tidak bisa dijadikan alat pembobol. Alur bolak-balik yang umum adalah menghapus kata sandi untuk mengedit file atau memprosesnya dengan Kompres PDF, lalu memasang kata sandi baru sebelum file itu dikirim lagi.