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PDF फॉर्म भरना और फ्लैट करना एक ही काम नहीं है

PDF फॉर्म भरना और उसे फ्लैट करना दो अलग काम हैं। इन्हें मिला देने पर या तो डॉक्यूमेंट एडिट होने लायक रह जाता है, या बहुत जल्दी लॉक हो जाता है।

लेखक: PulsarKit · ·

फॉर्म फील्ड आपका जवाब पेज से अलग रखता है

PDF का फॉर्म फील्ड एक अलग ऑब्जेक्ट है, जो पेज के आम कंटेंट के ऊपर तैरता रहता है। उसमें एक वैल्यू होती है और अलग से उस वैल्यू की एक छोटी ड्रॉइंग भी, जिसे रीडर स्क्रीन पर बनाता है। “PDF फॉर्म” में या किसी भी रीडर में फील्ड भरने पर वैल्यू उसी ऑब्जेक्ट में लिखी जाती है, और जवाब पहले जितना ही बदलने लायक रहता है: उसे एडिट किया जा सकता है, मिटाया जा सकता है, और जो भी फाइल को आगे किसी भी PDF रीडर में खोलेगा, वह उसके ऊपर कुछ और लिख सकता है। भरे जा सकने वाले फॉर्म का पूरा मकसद यही है। इसी वजह से भरा हुआ, लेकिन फ्लैट न किया गया फॉर्म अभी तैयार डॉक्यूमेंट नहीं है: बाद में उसे खोलने वाला कोई भी व्यक्ति टाइप किया गया जवाब चुपचाप बदल सकता है।

फ्लैट करना फील्ड को ही हटा देता है, सिर्फ एडिटिंग नहीं रोकता

“PDF फ्लैट करें” पहले से भरे फील्ड का रूप लेता है, उसे सीधे पेज के कंटेंट में बना देता है और फिर फील्ड ऑब्जेक्ट को पूरी तरह हटा देता है। आपका टाइप किया टेक्स्ट पेज पर उसी साइज में और उसी जगह दिखता रहता है, लेकिन अब न क्लिक करने के लिए कोई बॉक्स है, न मिटाने के लिए कोई वैल्यू, और न रीडर की कोई ऐसी सेटिंग, जो उसे अलग तरह से दिखा सके। जवाब अब पेज का आम कंटेंट है, और उसे उस टेक्स्ट से अलग नहीं पहचाना जा सकता, जो वहां शुरू से छपा था। यह कदम वापस नहीं लिया जा सकता। फील्ड हट जाने के बाद ऐसा कुछ नहीं बचता, जिसे फिर से एडिट होने वाले फॉर्म में बदला जा सके।

फ्लैट करने का सही समय तब है, जब सब कुछ फाइनल हो

बहुत जल्दी फ्लैट कर देना आम गलती है, और इससे बचा जा सकता है। अगर जवाब को दोबारा जांचने से पहले, या किसी सहकर्मी को भरा हुआ फॉर्म देखने का मौका मिलने से पहले ही पक्का कर दिया, तो बाद में टाइपिंग की एक गलती ठीक करने के लिए फील्ड में दोबारा क्लिक करना काफी नहीं होगा, पूरा फॉर्म शुरू से भरना पड़ेगा। फ्लैट करने का स्वाभाविक समय वह है, जब फॉर्म भरा जा चुका हो, जांचा जा चुका हो और आखिरी बार भेजा जाने वाला हो। यह ऐसा कदम नहीं है, जिसे हर फॉर्म के पूरा होते ही आदत के तौर पर उठा लिया जाए।

स्टैंप और मार्कअप पर भी फील्ड वाला ही नियम लागू होता है

PDF के ऊपर रखे कमेंट, हाइलाइट, स्टिकी नोट और सिग्नेचर की स्टैंप वाली इमेज, जिनमें “PDF में हाइलाइट करें” टूल से जोड़ा गया मार्कअप भी शामिल है, फॉर्म फील्ड वाले ही नियम से चलते हैं। जब तक उन्हें पेज में फ्लैट नहीं किया जाता, वे पूरी तरह एडिट होने और हटाए जा सकने वाले एनोटेशन रहते हैं। फ्लैट होते ही वे स्थायी हो जाते हैं और हटाए नहीं जा सकते। “PDF पर साइन करें” अलग तरह से काम करता है: वह सिग्नेचर को सीधे पेज के कंटेंट में बनाता है, इसलिए बाद में फ्लैट करने के लिए कुछ बचता ही नहीं। जो डॉक्यूमेंट अभी जांच में है, जहां किसी को कमेंट वापस लेना या स्टैंप की जगह बदलनी पड़ सकती है, उसे फ्लैट न करें। एनोटेशन को फ्लैट करने का सही समय तब है, जब डॉक्यूमेंट बांटने के लिए फाइनल किया जा रहा हो।

फ्लैट करना डॉक्यूमेंट पर साइन करने के बराबर क्यों नहीं है

फ्लैट करना क्या साबित करता है, इसे ठीक-ठीक समझ लेना फायदेमंद है, क्योंकि इसे किसी ज्यादा मजबूत चीज से मिला देना आसान है। फ्लैट करना सिर्फ यह पक्का करता है कि वैल्यू अब एडिट नहीं की जा सकती। इससे यह पता नहीं चलता कि फील्ड किसने भरा, कब भरा, या उसके बाद डॉक्यूमेंट में कोई बदलाव हुआ या नहीं। डिजिटल सिग्नेचर बिल्कुल अलग तरीका है। उसमें एक ऐसा सर्टिफिकेट एम्बेड होता है, जिसकी जांच की जा सकती है, और वह साइन करने के बाद डॉक्यूमेंट में हुआ कोई भी बदलाव पकड़ सकता है। फ्लैट करना जवाब को उसकी जगह पर जमा देता है; जवाब के पीछे कौन है, यह सिर्फ असली सिग्नेचर साबित करता है।

फॉर्म के साथ होने वाली आम गलतियां

सबसे महंगी गलती है इकलौती कॉपी को फ्लैट कर देना। भरी हुई, बिना फ्लैट की फाइल को फ्लैट की गई फाइल के साथ संभालकर रखें, क्योंकि फील्ड एक बार हट गए, तो वापस नहीं आते। “PDF फ्लैट करें” में पुष्टि वाला बॉक्स ठीक इसी के बारे में चेतावनी देता है। दूसरी गलती है ऐसा फॉर्म भेजना, जो पाने वाले को खाली दिखे। कुछ फॉर्म भरने वाले प्रोग्राम टाइप की गई वैल्यू सेव तो करते हैं, पर उसका रूप नहीं बनाते, इसलिए दूसरा रीडर खाली बॉक्स दिखाता है। “PDF फॉर्म” में फॉर्म भरने पर हर फील्ड का रूप दोबारा बनता है, और फ्लैट करना ठीक वही रूप पेज में बनाता है। तीसरी गलती है ऐसे टेम्पलेट पर सब कुछ फ्लैट कर देना, जिसे अगले व्यक्ति को अभी भरना है: सिर्फ एनोटेशन चुनें, तब स्टैंप स्थायी हो जाते हैं और फील्ड भरने लायक बने रहते हैं। दो चीजें बिल्कुल भी गलती नहीं हैं। हाइपरलिंक हर मोड में फ्लैट करने के बाद भी बचे रहते हैं, क्योंकि लिंक का कोई ऐसा रूप नहीं होता जिसे छापा जाए, और उसे हटाने से किसी का भला नहीं होता। और जो XFA फॉर्म फ्लैट नहीं होता, वह खराब नहीं है: वह XML टेम्पलेट से बना है, जिसे ब्राउजर दिखा नहीं सकता, और उसके लिए Acrobat चाहिए।

सुरक्षित क्रम: भरें, जांचें, फ्लैट करें, भेजें

ऊपर की सारी गलतियों से बचाने वाला यह क्रम एक मिनट ज्यादा लेता है, लेकिन फाइल दोबारा भेजने से बचाता है। फील्ड भरें और एडिट होने वाली कॉपी सेव करें। उस कॉपी को किसी दूसरे रीडर में खोलें, फोन का अपना व्यूअर भी काफी है, और पक्का करें कि हर वैल्यू दिख रही है और सही है। यहां पकड़ी गई टाइपिंग की गलती की कीमत एक क्लिक है, जबकि फ्लैट करने के बाद वही गलती पूरा फॉर्म दोबारा भरवाती है। इसके बाद ही फ्लैट करें: जो एडिट होने लायक रहना चाहिए, उसके हिसाब से फॉर्म, एनोटेशन या दोनों चुनें, और बिना फ्लैट की फाइल संभालकर रखें। अगर डॉक्यूमेंट पर पासवर्ड चाहिए या उसे किसी साइज सीमा में आना है, तो यह आखिर में करें, “PDF में पासवर्ड लगाएं” या “PDF कंप्रेस करें” से: दोनों फ्लैट की गई फाइल को जैसी है वैसी लेते हैं, और दोनों में से कोई भी फील्ड वापस नहीं ला सकता। प्रिंट करना पहले फ्लैट करने की एक और वजह है, क्योंकि कुछ प्रिंटर ड्राइवर फील्ड का कंटेंट छोड़ देते हैं या उसे अलग साइज में छापते हैं।

इस लेख में इस्तेमाल हुए टूल

PDF फॉर्मPDF फॉर्म के फील्ड में सीधे अपने ब्राउजर में टाइप करें, या किसी सादे पेज पर नए फील्ड बनाकर उसे ऐसा फॉर्म बना दें, जिसे दूसरे लोग भर सकें।PDF फ्लैट करेंभरे हुए फॉर्म फील्ड, स्टैंप और मार्कअप सीधे पेज पर छाप दें, ताकि कोई उन्हें बदल न सके और हर रीडर डॉक्यूमेंट को एक जैसा दिखाए।PDF में हाइलाइट करेंकिसी भी PDF में टेक्स्ट हाइलाइट और अंडरलाइन करें, स्टिकी नोट लगाएं और तीर बनाएं। मूल पेज जैसे थे, वैसे ही रहते हैं।

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