मुख्य सामग्री पर जाएं
PulsarKit

प्रेजेंटेशन से ऐसी PDF कैसे बनाएं जिसे लोग आराम से पढ़ सकें

अगर स्लाइड डेक को सोच-समझकर लेआउट चुने बिना PDF में बदला जाए, तो ऐसा डॉक्यूमेंट बनता है, जिसे कमरे से बाहर का कोई भी व्यक्ति समझ नहीं पाता।

लेखक: PulsarKit · ·

PDF नहीं जानती कि बिल्ड या एनिमेशन क्या होता है

लाइव टॉक के दौरान टुकड़ा-टुकड़ा बनने वाली स्लाइड, जिसमें एक बुलेट पॉइंट आता है, फिर दूसरा, फिर कोई चार्ट धीरे से उभरता है, उसका स्थिर PDF पेज में कोई जोड़ नहीं है। PDF पेज एक बार में सिर्फ एक तैयार स्थिति दिखा सकता है। इस कमी को संभालने का समझदारी भरा तरीका, और “PPT से PDF” का तरीका भी, हर स्लाइड को उसकी आखिरी, पूरी खुली हुई स्थिति में एक्सपोर्ट करना है: वही परिणाम, जो डेक को प्रेजेंट करने के बजाय प्रिंट करने पर मिलता। जो उम्मीद करता है कि PDF बिल्ड का क्रम दोबारा चलाएगी, वह ऐसी चीज की उम्मीद कर रहा है, जिसे दिखाने के लिए यह फॉर्मेट कभी बना ही नहीं।

छिपी स्लाइड जानबूझकर छिपाई जाती हैं, इसलिए डिफॉल्ट रूप से उन्हें बाहर रखें

प्रेजेंटर अक्सर डेक में कुछ बैकअप स्लाइड रखते हैं: कोई खास सवाल पूछे जाने पर अतिरिक्त डेटा, या चर्चा किस ओर जाती है उसके हिसाब से दूसरा अंत। वे उन्हें छिपी हुई इसीलिए मार्क करते हैं, ताकि सामने बैठे दर्शक उन्हें कभी न देखें। अगर एक्सपोर्ट की गई PDF चुपचाप इन छिपी स्लाइडों को शामिल कर ले, तो डॉक्यूमेंट वह कहने लगता है, जो प्रेजेंट नहीं किया गया था, और हो सकता है कि किसी ने ऐसा चाहा भी न हो। ज्यादा सुरक्षित डिफॉल्ट छिपी स्लाइडों को बाहर रखता है, ठीक वैसा ही, जैसा कमरे में बैठे दर्शकों ने देखा। उन्हें शामिल करना एक सोचा-समझा फैसला बन जाता है, जो आप तभी लेते हैं, जब बैकअप समेत पूरा डेक चाहिए।

स्पीकर नोट का लेआउट स्लाइडों के लेआउट से अलग होना चाहिए

अकेली स्लाइड अक्सर उस व्यक्ति को खाली या उलझी हुई लगती है, जो उसकी व्याख्या सुनने के लिए कमरे में नहीं था: एक शब्द, एक फोटो, बिना कैप्शन का चार्ट। ऐसा नोट वाला लेआउट चुनना, जो हर स्लाइड को उसके नीचे स्पीकर नोट के साथ प्रिंट करता है, यह समस्या हल कर देता है। इससे डेक ऐसा डॉक्यूमेंट बन जाता है, जिसे किसी ऐसे व्यक्ति को दिया जा सकता है, जिसे वही टॉक देनी है, या जिसे प्रेजेंटेशन से चूक गया व्यक्ति अपने आप पढ़ सकता है। यह सादे स्लाइड एक्सपोर्ट से अलग डॉक्यूमेंट है, अलग पाठक के लिए, उसी का सिर्फ फॉर्मेटिंग वाला दूसरा रूप नहीं।

हैंडआउट लेआउट कागज के लिए है, स्क्रीन के लिए नहीं

जो लेआउट एक पेज पर कई स्लाइड भर देता है, वह एक ही स्थिति के लिए है: लाइव टॉक के दौरान छपे पेज पर साथ-साथ चलते दर्शक, जहां हर शीट पर एक पूरे पेज की स्लाइड कागज बर्बाद करेगी और पन्ने पलटना ध्यान भटकाएगा (“शीट पर कई पेज” यही काम उस PDF के साथ करता है, जो पहले ही हर पेज पर एक स्लाइड के साथ एक्सपोर्ट हो चुकी है)। यही घना लेआउट उस व्यक्ति के लिए खराब विकल्प है, जो बाद में PDF को स्क्रीन पर पढ़ता है, जहां पूरे डेक को कम छपे पेजों में समेटने से ज्यादा हर स्लाइड की बारीकी मायने रखती है। लेआउट चुनना असल में यह चुनना है कि परिणाम कौन और कैसे पढ़ेगा। हाथ में कागज लिए लाइव दर्शक उस व्यक्ति से अलग पाठक हैं, जो अगले हफ्ते लैपटॉप पर डेक देखेगा।

सही रेंज चुनना उतना ही जरूरी है, जितना लेआउट

एक घंटे की टॉक के लिए बने साठ स्लाइड वाले डेक में अक्सर दस स्लाइड ही ऐसी होती हैं, जिन्हें बाद में फॉलो-अप के रूप में भेजना ठीक है। पूरा डेक एक्सपोर्ट करने से ऐसा डॉक्यूमेंट बनता है, जिसे कोई पूरा नहीं पढ़ेगा। काम की दस स्लाइड उन पचास में दब जाती हैं, जिनका मतलब सिर्फ कमरे में था, जब स्पीकर उनके ऊपर बोल रहा था। हर बार पूरी प्रेजेंटेशन को डिफॉल्ट मानने के बजाय सिर्फ वही स्लाइड रेंज कन्वर्ट करें, जो उस पाठक के काम की है, या बाद में पूरे एक्सपोर्ट से उसे “पेज निकालें” से काट लें। यही एक्सपोर्ट को ऐसा डॉक्यूमेंट बनाता है, जिसे लोग खोलेंगे और आखिर तक पढ़ेंगे।

कदम-दर-कदम: PPTX से ऐसी PDF तक, जिसे कोई पूरा पढ़े

शुरुआत फाइल से करें। जो प्रेजेंटेशन पासवर्ड से खुलती है, वह कन्वर्ट नहीं हो सकती; टूल इसे पहचानकर साफ बता देता है, चुपचाप फेल नहीं होता, इसलिए पहले PowerPoint में पासवर्ड हटा दें। फिर डेक को “PPT से PDF” में अपलोड करें: PPT, PPTX, PPTM, PPS या PPSX, 300 MB तक। रेंडरिंग हमारे सर्वर पर होती है, उसी इंजन से, जो प्रिंट के लिए स्लाइड बनाता है; अपलोड की गई फाइल काम खत्म होते ही हटा दी जाती है, और परिणाम लगभग दो घंटे में मिट जाता है, चाहे आप उसे डाउनलोड करें या नहीं। कन्वर्ट करने से पहले इस क्रम में तीन फैसले करें। पाठक चुनें, उसी से लेआउट तय होता है: स्लाइड उसके लिए, जो डेक को वैसे पढ़ेगा, जैसे वह प्रेजेंट हुआ; नोट उसके लिए, जिसे टॉक देनी है या जो उससे चूक गया; और एक पेज पर छह स्लाइड वाला हैंडआउट सिर्फ कागज के लिए। छिपी स्लाइडों के बारे में तय करें: वे बाहर रहती हैं, जब तक आप “छिपी स्लाइड भी शामिल करें” चालू नहीं करते। अगर डेक का सिर्फ एक हिस्सा भेजना है, तो स्लाइड रेंज लिखें। कन्वर्ट होने के बाद PDF के आम टूल काम आते हैं: “पेज निकालें” पूरे एक्सपोर्ट से कुछ हिस्सा निकालता है, और “शीट पर कई पेज” एक शीट पर दो, चार या छह स्लाइड लगाता है, टेक्स्ट को वेक्टर जैसा तीखा और सर्च करने लायक रखते हुए। भेजने से पहले परिणाम फोन पर खोलकर देखें: जो लेआउट लैपटॉप पर अच्छी तरह पढ़ा जाता है, वह वहां बहुत छोटा हो सकता है।

आम गलतियां, और PDF में वे कैसी दिखती हैं

पहली गलती है एक ही डॉक्यूमेंट एक्सपोर्ट करके सबको भेज देना। जिस पाठक को नोट चाहिए और जिसे साफ स्लाइड चाहिए, वे अलग लोग हैं, और दोनों लेआउट में एक-एक मिनट लगता है; हर पाठक के लिए एक एक्सपोर्ट उस डेक से सस्ता पड़ता है, जिसे कोई समझ नहीं पाता। दूसरी है यह भूल जाना कि परतों में बनी स्लाइड के साथ फ्लैट करना क्या करता है। जिस स्लाइड में तीन चीजें एक के बाद एक उसी जगह आती हैं, हर एक पिछली को ढकती हुई, PDF में उसकी तीनों चीजें एक-दूसरे के ऊपर दिखती हैं, क्योंकि पेज सिर्फ आखिरी स्थिति दिखाता है। अगर डेक इस तरकीब पर टिका है, तो कन्वर्ट करने से पहले उन बिल्ड को अलग-अलग स्लाइडों में बांटें, या मान लें कि पाठक को भरा-भरा आखिरी फ्रेम दिखेगा। तीसरी है स्क्रीन पर हैंडआउट लेआउट: एक पेज पर छह स्लाइड थंबनेल के रूप में साफ-सुथरी लगती हैं और फोन पर पढ़ी नहीं जातीं। चौथी है साइज। पूरे पेज की फोटो से भरा डेक बड़ी फाइल में एक्सपोर्ट होता है, और इसका इलाज बाद में “PDF कंप्रेस करें” है, जो इमेज को चुने गए रिजॉल्यूशन पर दोबारा एनकोड करता है और टेक्स्ट को टेक्स्ट ही रहने देता है। आखिरी है गलती से बैकअप स्लाइड भेज देना; डिफॉल्ट छिपी स्लाइडों को बाहर रखता है, इसलिए यह गलती तभी होती है, जब विकल्प चालू करके भूल जाएं।

इस लेख में इस्तेमाल हुए टूल

PPT से PDFPPT या PPTX प्रेजेंटेशन को PDF में बदलें: पूरी स्लाइड, स्पीकर नोट के साथ, या प्रिंट के लिए हैंडआउट, जिसमें एक पेज पर कई स्लाइड हों। टूल हमारे सर्वर पर चलता है; फाइलें लगभग दो घंटे में अपने आप हट जाती हैं।पेज निकालेंजरूरी पेज चुनें और उन्हें नई PDF के रूप में सेव करें। मूल फाइल जैसी थी, वैसी ही रहती है।शीट पर कई पेजप्रिंट के लिए एक ही शीट पर 2, 4, 6, 8, 9 या 16 पेज लगाएं। किसी भी जूम पर टेक्स्ट वेक्टर की तरह साफ रहता है।

आगे पढ़ें