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PulsarKit

Cómo convertir una presentación en un PDF que la gente sí pueda leer

Exportar una presentación a PDF sin elegir a propósito un diseño es la forma de acabar con un documento que nadie fuera de la sala puede seguir.

Por PulsarKit · ·

Un PDF no sabe qué es una animación ni una diapositiva con pasos

Una diapositiva que se construye poco a poco durante una charla, con una viñeta que aparece, luego otra, luego un gráfico que se funde, no tiene equivalente en una página PDF estática, que solo puede mostrar un estado final cada vez. La forma razonable de cubrir ese hueco, y la que sigue PowerPoint a PDF, es exportar cada diapositiva en su estado final, ya completamente revelada, el mismo resultado que obtendrías al imprimir la presentación en vez de proyectarla. Quien espera que el PDF reproduzca la secuencia de aparición está esperando algo para lo que el formato nunca se diseñó.

Las diapositivas ocultas lo están por algo, así que déjalas fuera por defecto

Es habitual que la persona que presenta tenga algunas diapositivas de reserva en la presentación: datos extra por si alguien hace una pregunta concreta o un final alternativo según cómo vaya la conversación. Las marca como ocultas precisamente para que el público en directo nunca las vea. Exportar un PDF que incluya en silencio esas diapositivas ocultas cambia lo que el documento cuenta frente a lo que se presentó, sin que nadie lo haya decidido de forma consciente. La opción más segura deja fuera las diapositivas ocultas, de modo que el PDF coincida con lo que vio la audiencia en la sala. Incluirlas pasa a ser una decisión deliberada que solo tomas cuando hace falta la presentación completa, reservas incluidas.

Las notas del orador necesitan un diseño distinto al de las diapositivas

Una diapositiva por sí sola suele parecer pobre o confusa a quien no estuvo en la sala para escuchar la explicación: una sola palabra, una foto, un gráfico sin pie. Elegir un diseño con notas, que imprima cada diapositiva con sus notas del orador debajo, resuelve ese problema. Convierte la presentación en un documento que puedes entregar a otra persona que tenga que dar la misma charla, o que alguien que se perdió la presentación puede leer por su cuenta. Es un documento distinto al PDF con solo diapositivas, pensado para otra persona lectora, no solo una variante de formato del mismo archivo.

El diseño de folleto es para papel, no para pantallas

Un diseño que coloca varias diapositivas en una sola página existe para una situación concreta: un público que sigue la charla en papel impreso durante la exposición, donde una diapositiva por página desperdiciaría papel y haría que pasar hojas fuese una distracción (N-up hace lo mismo con un PDF ya exportado a una diapositiva por página). Ese mismo diseño tan denso es una mala elección para alguien que va a leer el PDF en una pantalla después, donde importa más el detalle de cada diapositiva que reducir el número de páginas impresas. Elegir un diseño es, en realidad, elegir quién va a leer el resultado y cómo. Un público en directo con hojas en la mano no es el mismo lector que alguien que revisa la presentación en su portátil la semana siguiente.

Acertar con el intervalo importa tanto como el diseño

Una presentación de sesenta diapositivas pensada para una charla de una hora suele tener diez diapositivas que merece la pena compartir después como seguimiento. Exportar todo produce un documento que nadie leerá entero. Las diez útiles quedan enterradas entre cincuenta que solo tenían sentido en la sala, con la persona que presenta hablando por encima. Convertir solo el intervalo de diapositivas que le importa a quien va a leer el PDF, o recortarlo después de una exportación completa con Extraer páginas, en vez de usar siempre por defecto toda la presentación, es lo que convierte la exportación en un documento que la gente abre y termina.

Paso a paso: de un PPTX a un PDF que alguien termine de leer

Empieza por el propio archivo. Una presentación que se abre con contraseña no se puede convertir; la herramienta lo detecta y lo dice en lugar de fallar en silencio, así que quita primero la contraseña en PowerPoint. Después sube la presentación a PowerPoint a PDF: PPT, PPTX, PPTM, PPS o PPSX, hasta 300 MB. El renderizado ocurre en nuestro servidor, con el mismo motor que dibuja las diapositivas para imprimir; el archivo subido se borra en cuanto termina el trabajo, y el resultado se elimina en unas dos horas lo descargues o no. Antes de convertir, toma tres decisiones en este orden. Elige al lector, que elige el diseño: diapositivas para quien leerá la presentación tal como se expuso, notas para quien tiene que dar la charla o se la perdió, el folleto de seis por página solo para papel. Decide sobre las diapositivas ocultas, que se quedan fuera salvo que actives «Incluir diapositivas ocultas». Indica un intervalo de diapositivas si solo una parte de la presentación debe viajar. Tras la conversión se aplican las herramientas de PDF habituales: Extraer páginas saca un subconjunto de una exportación completa, y N-up coloca dos, cuatro o seis diapositivas por hoja manteniendo el texto vectorial, nítido y buscable. Abre el resultado en un móvil antes de enviarlo: un diseño que se lee bien en un portátil puede quedar demasiado pequeño ahí.

Errores habituales y cómo se ven en el PDF

El primer error es exportar un solo documento y enviárselo a todo el mundo. Quien necesita las notas y quien quiere las diapositivas limpias son personas distintas, y cada uno de los dos diseños lleva un minuto; una exportación por lector cuesta menos que una presentación que nadie sigue. El segundo es olvidar lo que el aplanado hace con una diapositiva construida como una pila. Una diapositiva en la que tres elementos aparecen uno tras otro en el mismo sitio, cada uno tapando al anterior, acaba con los tres superpuestos en el PDF, porque la página solo muestra el estado final. Si una presentación se apoya en ese truco, separa esos pasos en diapositivas distintas antes de convertir, o asume que el lector verá un fotograma final abarrotado. El tercero es el diseño de folleto en una pantalla: seis diapositivas en una página se ven ordenadas en miniatura y son ilegibles en un móvil. El cuarto es el tamaño. Una presentación llena de fotografías a sangre se exporta muy pesada, y la solución es pasar después Comprimir PDF, que vuelve a codificar las imágenes con la resolución elegida y deja el texto como texto. El último es enviar las diapositivas de reserva por accidente; por defecto las ocultas se quedan fuera, así que el error solo ocurre cuando la opción se activa y se olvida.

Herramientas usadas en este artículo

PowerPoint a PDFConvierte una presentación PPT o PPTX en un PDF como diapositivas completas, con notas del orador o como folleto imprimible con varias diapositivas por página. Se ejecuta en nuestro servidor; los archivos se borran automáticamente en unas dos horas.Extraer páginasElige las páginas que necesitas y guárdalas como un PDF nuevo, sin tocar el original.N-upColoca 2, 4, 6, 8, 9 o 16 páginas en una sola hoja para imprimir, con el texto aún nítido en vector a cualquier zoom.

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