Cómo unir y comprimir un montón de PDFs sin perder calidad

Haz las dos tareas en el orden correcto

Unir y comprimir resuelven problemas distintos, y es fácil usar la primera herramienta que encuentres. Unir es una operación estructural. Cada objeto de página de cada archivo de origen se copia en el documento nuevo tal cual está, con las mismas fuentes, el mismo arte vectorial y los mismos datos de imagen. Nada se rasteriza, así que no se pierde nada. Comprimir funciona al revés. Vuelve a codificar las imágenes raster dentro de un PDF con menor calidad para hacer el archivo más pequeño, y en ese paso sí se pierde algo de detalle a propósito.

El orden que conserva más calidad es unir primero y luego comprimir una sola vez, sobre el PDF ya terminado: empieza por Unir PDF, revisa el orden de las páginas (y corrígelo en Organizar PDF si algún archivo quedó fuera de lugar) y solo entonces abre Comprimir PDF con el archivo único. Si comprimes cada archivo de origen por separado y luego unes los resultados, una foto que aparece en dos de los archivos se vuelve a codificar dos veces sin motivo, y pierdes la oportunidad de eliminar duplicados de una imagen repetida, como el logotipo de un membrete en cada página, en todo el conjunto. Une primero y la compresión solo tiene que tocar el contenido raster una vez, al nivel que elijas para el documento final.

Lo que unir no toca

Unir PDF copia las páginas como objetos completos en vez de repintarlas, así que el texto sigue siendo seleccionable, las fuentes incrustadas se mantienen y las imágenes conservan su resolución original. Cada archivo de origen se convierte en un marcador con su propio nombre de forma predeterminada, de modo que un PDF de cincuenta páginas montado a partir de diez contratos sigue teniendo una especie de índice. Los campos de formularios interactivos se aplanan antes de copiarse, porque dos copias del mismo formulario que compartieran un nombre de campo entrarían en conflicto. Conviene recordarlo si uno de los archivos de tu montón aún necesita seguir siendo rellenable.

Nada de esto cambia el tamaño del archivo de manera significativa. Unir varios PDFs produce un archivo cercano a la suma de los originales, porque combinar páginas no es un paso de compresión. Si el archivo combinado tiene que ajustarse al límite de tamaño de un correo o al tope de subida de un portal, esa es otra tarea distinta y viene después.

Lo que la compresión reduce

Casi todo el peso de un PDF grande viene de las imágenes raster, no del texto. Una página escaneada a 300 DPI son varios millones de píxeles; el texto de esa misma página, si lo hubiera, serían unos pocos kilobytes. Comprimir PDF vuelve a codificar esas imágenes como JPEG en uno de tres niveles de calidad. «Light» mantiene 300 DPI y calidad 85, «Recommended» baja a 150 DPI y calidad 65, y «Extreme» reduce a 96 DPI y calidad 45. Cualquier cosa dibujada a un tamaño superior al que permite el nivel se remuestrea. El texto, las fuentes, los dibujos vectoriales, los enlaces y los campos de formulario se copian sin tocar, igual que al unir.

Aquí también es donde se eliminan duplicados. Una imagen repetida en muchas páginas del PDF unido, como ese mismo membrete, se guarda una sola vez en lugar de una por aparición, además de lo que ya se ahorra al volver a codificar cada imagen.

Elegir un nivel para un PDF ya unido

«Recommended» es el nivel adecuado por defecto para la mayoría de PDFs unidos que van a una bandeja de entrada o a un portal. 150 DPI se lee bien en pantalla y el archivo baja bastante de tamaño. Usa «Light» en cambio cuando el PDF vaya a imprimirse o leerse con lupa, por ejemplo un conjunto de planos de arquitectura, ya que 300 DPI es el estándar de impresión y la calidad 85 mantiene nítido el texto escaneado. «Extreme» solo compensa cuando tienes un límite de tamaño muy estricto. Las fotografías se ven visiblemente suaves a 96 DPI, aunque el texto escaneado suele seguir siendo legible.

Cuando comprimir un PDF unido casi no ayuda

Un PDF montado solo a partir de contratos hechos en un procesador de texto y cartas mecanografiadas casi no tiene contenido raster desde el principio. El texto, las fuentes y las instrucciones de dibujo vectorial ya son compactos dentro de un PDF, y volver a codificar imágenes que casi no existen no cambia nada. Si tu archivo unido apenas se reduce después de comprimirlo, normalmente significa que ya era sobre todo texto, no que algo haya fallado. Los PDFs que más se encogen son los que se crean a partir de páginas escaneadas o fotografías, donde todo el peso lo ponen los píxeles.