Mehrere PDFs zusammenfügen und komprimieren, ohne unnötig an Qualität zu verlieren

Erledigen Sie beide Aufgaben in der richtigen Reihenfolge

Zusammenfügen und Komprimieren lösen verschiedene Probleme, und es ist verlockend, einfach das Tool zu starten, das Sie zuerst finden. Zusammenfügen ist ein struktureller Vorgang. Jedes Seitenobjekt aus jeder Ausgangsdatei wird unverändert in das neue Dokument kopiert, mit denselben Schriften, denselben Vektorgrafiken und denselben Bilddaten. Nichts wird gerastert, also geht nichts verloren. Komprimieren funktioniert umgekehrt. Dabei werden die Rasterbilder in einer PDF-Datei mit geringerer Qualität neu codiert, um die Datei kleiner zu machen, und bei diesem Schritt gehen prinzipbedingt einige Details verloren.

Am meisten Qualität bleibt erhalten, wenn Sie zuerst zusammenfügen und dann einmal komprimieren, und zwar die fertige Sammeldatei: Beginnen Sie mit PDF zusammenfügen, prüfen Sie die Seitenreihenfolge (und korrigieren Sie sie mit PDF sortieren, falls eine Datei verkehrt herum hineingeraten ist), und öffnen Sie erst dann PDF komprimieren mit der einen Datei. Komprimieren Sie dagegen jede Ausgangsdatei einzeln und fügen Sie die Ergebnisse danach zusammen, wird ein Foto, das in zwei der Ausgangsdateien vorkommt, ohne Grund zweimal neu codiert. Außerdem verlieren Sie die Möglichkeit, ein wiederholtes Bild, etwa ein Logo im Briefkopf auf jeder Seite, über den gesamten Stapel hinweg nur einmal zu speichern. Fügen Sie zuerst zusammen, dann muss die Komprimierung den Rasterinhalt nur einmal anfassen, in der Stufe, die Sie für das endgültige Dokument gewählt haben.

Was das Zusammenfügen nicht verändert

„PDF zusammenfügen“ kopiert Seiten als vollständige Objekte, statt sie neu zu zeichnen. Text bleibt also markierbar, eingebettete Schriften bleiben eingebettet, und Bilder behalten ihre ursprüngliche Auflösung. Jede Ausgangsdatei wird standardmäßig zu einem Lesezeichen mit ihrem eigenen Namen, sodass eine fünfzigseitige Sammeldatei aus zehn Verträgen noch ein grobes Inhaltsverzeichnis hat. Interaktive Formularfelder werden vor dem Kopieren geglättet, weil zwei Exemplare desselben Formulars mit demselben Feldnamen sonst kollidieren würden. Daran sollten Sie denken, wenn eine der Dateien in Ihrem Stapel ausfüllbar bleiben muss.

Nichts davon verändert die Dateigröße nennenswert. Fügen Sie mehrere PDFs zusammen, entsteht eine Datei, die etwa so groß ist wie die Originale zusammen, denn das Verbinden von Seiten ist kein Komprimierungsschritt. Muss die Sammeldatei unter die Grenze für E-Mail-Anhänge oder unter die Obergrenze eines Portals beim Hochladen passen, ist das eine eigene Aufgabe, und die kommt als Nächstes.

Was das Komprimieren verkleinert

Fast das gesamte Gewicht einer großen PDF-Datei stammt aus Rasterbildern, nicht aus Text. Eine mit 300 DPI gescannte Seite hat mehrere Millionen Pixel; der Text derselben Seite, falls es welchen gäbe, käme auf ein paar Kilobyte. PDF komprimieren codiert diese Bilder als JPEG in einer von drei Qualitätsstufen neu. „Beste Qualität“ behält 300 DPI und Qualität 85, „Ausgewogen“ geht auf 150 DPI und Qualität 65, „Kleinste Datei“ auf 96 DPI und Qualität 45. Alles, was größer dargestellt wird, als die Stufe zulässt, wird heruntergerechnet. Text, Schriften, Vektorgrafiken, Links und Formularfelder werden unverändert übernommen, genau wie beim Zusammenfügen.

Hier geschieht auch die Deduplizierung. Ein Bild, das sich über viele Seiten der zusammengefügten Datei wiederholt – eben jener Briefkopf –, wird nur einmal gespeichert statt bei jedem Vorkommen, zusätzlich zu dem, was die Neucodierung der einzelnen Bilder einspart.

Die passende Stufe für eine Sammeldatei

„Ausgewogen“ ist für die meisten Sammeldateien, die in ein Postfach oder an ein Portal gehen, die richtige Standardwahl. 150 DPI lassen sich am Bildschirm gut lesen, und die Datei wird deutlich kleiner. Greifen Sie stattdessen zu „Beste Qualität“, wenn die Sammeldatei gedruckt oder genau gelesen wird, etwa ein Satz Architekturzeichnungen: 300 DPI sind der Druckstandard, und mit Qualität 85 bleibt gescannte Schrift scharf. „Kleinste Datei“ lohnt sich nur bei einer harten Größengrenze. Fotos werden bei 96 DPI sichtbar weich, gescannter Text bleibt aber meist lesbar.

Wenn das Komprimieren einer Sammeldatei kaum etwas bringt

Eine Sammeldatei, die nur aus am Computer geschriebenen Verträgen und getippten Briefen besteht, enthält von vornherein fast keine Rasterinhalte. Text, Schriften und Zeichenbefehle für Vektorgrafiken sind in einer PDF-Datei bereits kompakt, und Bilder neu zu codieren, die es nie gab, bewirkt nichts. Schrumpft Ihre zusammengefügte Datei nach dem Komprimieren kaum, heißt das meist, dass sie schon überwiegend aus Text bestand – nicht, dass etwas schiefgelaufen ist. Am stärksten schrumpfen Sammeldateien aus gescannten Seiten oder Fotos, bei denen die Pixel das ganze Gewicht ausmachten.